gratis cursus Access - Formulieren


Cursus Access		go to : Index - vorige - volgende

Les 10	Formulieren

Waartoe dienen formulieren?
Formulieren worden in Access meestal gebruikt om gegevens in tabellen in te voeren. Als je gegevens invoert via een formulierveld worden deze gegevens toegevoegd aan specifieke tabel(len) waarmee ze zijn geassocieerd.
Het gebruiken van formulieren voor het invoeren van gegevens in onze tabellen, vergemakkelijkt de gegevensinvoer voor de gebruiker, en geeft ons tegelijkertijd meer controle over de invoer van deze gegevens.

Het Formulieren Wizard (Form Wizard)
De Form Wizard is een makkelijke manier om formulieren te ontwerpen. Een formulier is gebaseerd op de gegevens uit een tabel of query.
Om de Form Wizard te starten kiezen we het object Form in het objectenvenster en klikken op New. Kies Form Wizard in het dialoogvenster, en kies een tabel of query in het drop-downmenu onderaan.

Klik op OK
Dit opent de Form Wizard dat ons stap voor stap door de verschillende vensters zal leiden.
In het eerste venster zien we in de linkse helft van het venster alle velden uit onze tabel ( beschikbare velden). We selecteren de velden die we nodig hebben in ons formulier en verplaatsen die naar de rechtse helft van het venster (geselecteerde velden) door het veld te selecteren en te klikken op de knop > , of indien we alle velden willen gebruiken kunnen we klikken op de knop >> .
Dan klik je op Volgende (Next)
In het volgende venster kiezen we de lay-out voor ons formulier. De opties PivotTable en PivotChart zijn enkel beschikbaar voor de versies Access 2003 en Access XP.

We kiezen een lay-out en klikken op Next.
In het volgende venster kiezen we een stijl.

Kies één die je leuk vindt en klik op Next.
Dan geef je het formulier een Titel en klik op Finish om de tabelgegevens te zien in het formulier.

In de form design view kunnen we de lay-out van ons formulier steeds aanpassen. We kunnen de plaats van de velden wijzigen, velden toevoegen of verwijderen, kleuren toevoegen aan tekst en/of achtergrond, maar hierover meer later.

Het maken van AutoForms
Deze manier voor het ontwerpen van formulieren is de makkelijkste en vlugste.
We kiezen opnieuw het object Form in het objectenvenster en klikken op New.
We hebben de keuze uit 3 of 5 verschillende AutoForms, afhankelijk van de Accessversie die je gebruikt.
Maak je keuze, kies een tabel en klik op OK

Op zich stelt deze stijl van formulier niet veel voor, maar z'n gebruikersgemak en de éénvoud van verwezenlijking maakt veel goed.

Het gebruik van formulieren
Eénmaal je het formulier hebt gemaakt, gebruiken we de navigatieknoppen onderaan het formulier om te bladeren door de records in de tabel. We kunnen ook records wijzigen of toevoegen. We gebruiken de tabtoets op ons toetsenbord om het volgende veld in het record te kiezen.

Formulier en Raport Design View
We kunnen formulieren en rapporten ontwerpen en wijzigen in Design View. Access mag dan wel complex lijken met z'n verschillende objecten en zijn verschillende weegaves, maar eigenlijk gebruiken we dezelfde Ontwerpweergave (Design View) voor beiden, Formulieren en Rapporten.
Dit vereenvoudigd voor ons het ontwerpen van deze objecten.
Het enige verschil eigenlijk tussen formulieren en rapporten is dat formulieren worden gebruikt om gegevens zowel te lezen, als toe te voegen of te wijzigen, en rapporten enkel dienen om gegevens uit onze tabel te lezen.
Om het design View venster voor zowel formulieren als rapporten te openen, hoeven we enkel het formulier/rapport te selecteren en te klikken op de knop Design .

Ruler en gridlines
Wanneer we formulieren en rapporten aanmaken of bewerken in Design View merken we op dat we beschikken over een ruler en gridlines.
We kunnen deze in of uitschakelen door te klikken op View in de menubalk

Deze twee kunnen ons helpen bij het plaatsen en uitlijnen van velden.
Wanneer we velden of knoppen plaatsen op onze formulieren/rapporten kunnen we gebruik maken van de optie "Snap to Grid", dit zal het item dat we in ons formulier plaatsen forceren om zich uit te lijnen op het Grid.
We kunnen deze optie ook uitschakelen door te klikken op Format in de menubalk en Snap to Grid.

Sommigen onder ons zullen het makkelijker vinden de items uit te lijnen met Snap to Grid, anderen dan weer niet.

Het maken van een formulier in "Design View"
De meeste formulieren zijn verbonden met een tabel of query vanwaar ze de gegevens ophalen. We selecteren dus Forms in het objectenvenster en klikken op New om een nieuw formulier te maken. Kies Design View, en selecteer een tabel of query in de dropdown lijst vak onderaan het dialoogvenster. En klik op OK
In form design view beschikken we over een lijst (field list) met alle beschikbare velden uit onze tabel. Indien deze niet zichtbaar is op jouw scherm klik je op de field list knop.

Klik en sleep de velden uit het veldenlijst (field list) naar het formulier. De items uit onze Field List en onze Toolbox noemen we besturingselementen (controls)


Als je het veld van de veldlijst naar het formulier hebt gesleept, zie je dat dit uit twee delen bestaat, links de naam van het veld zoals dit in de tabel wordt genoemd, rechts de gegevens uit onze tabel die dat veld bevat.
In de volgende les zien we hoe we de opmaak van de velden kunnen wijzigen.
Je kan steeds de hoogte en de breedte van het formulier aanpassen: wijs met de muisaanwijzer over de rand van het formulier en klik en sleep het formulier naar de gewenste hoogte of breedte.
Merk ook op dat we nog heel wat meer controls hebben in de Toolbox (werkset), die we kunnen gebruiken in ons formulier.



Index - vorige - volgende