MENU
 
Home
Nieuwsbrief
GC in de media
SiteMap
 
 
Tips en Tricks
Excel
Word
Photoshop
PowerPoint
Surf Tips
Gmail
Android
iPad
Excel ClipTips
 
cursus Office 2016
Access
Excel
Outlook
PowerPoint
Word
 
cursus Office 2013
Excel
PowerPoint
Word
Nieuw in Excel 2013
Nieuw in Word 2013
Nieuw in PowerPoint 2013
 
cursus Office 2010
Access
Nieuw in Excel 2010
Excel automatiseren
Excel
OneNote
Outlook
PowerPoint
Word
 
cursus Office 2007
Access
Excel
Outlook
PowerPoint
Publisher
Visio
Word
 
cursus Office
2000-2002-2003-XP
Access
Excel
PowerPoint
Outlook
Word
 
cursus Photoshop
Animatie
CS6
CS5
CS4
CS2 - CS3
Lightroom 3
Elements 6
Mask Pro
Nik Collection
 
cursus Dreamweaver
CS3
 
cursus Illustrator
CS4
 
cursus Flash
CS4
 
cursus Fireworks
CS4
 
cursus Paint Shop Pro
X en X2
 
cursus Premiere
Elements 7-8
 
cursus Joomla
Joomla 1.5
 
Sociale Netwerk sites
Facebook
LinkedIn
Twitter
 
iPad
Apps
 
Diversen
Celtx
CSS
DropBox
Firefox 3.6
GIMP
Internet Explorer 9
LIME
Linux
OpenSUZE
PREZI
ProShow Producer
YouTube
 
cursus Google
Agenda
Analytics
Gmail
Zoeken
Picasa 3
SketchUp
Chrome
Street View
 
cursus Windows
Live Movie Maker
Windows 10 nieuw
Windows 8
Windows 7
XP
Vista
 
cursus Office '97
Word
Excel
 
 

 

Cursus Access   go to : Index - vorige - volgende
       
Les 14 Rapporten (Reports)  
     
De Rapport Wizard
Je gebruikt rapporten om resultaten te tonen en/of verdere berekeningen uit te voeren op een query.
Het zijn een meer beknopte en zeker een printervriendelijke manier om data uit onze tabellen/queries weer te geven.
Rapporten gebruiken dezelfde velden in "Design View" zoals formulieren, maar maken meestal als basis, gebruik van Queries i.p.v. Tabellen.
De simpelste vorm voor het maken van rapporten is de Report Wizard.
Je kan de Report Wizard opstarten door Reports te kiezen in het objectenvenster en te klikken op New.
In het dialoogvenster dat verschijnt kies je Report Wizard.
Onderaan de dropdown-menu kies je een query als basis voor jouw rapport en klik op OK.
 
Dit opent de Report Wizard dat ons stap voor stap door de verschillende vensters zal leiden.
Je beantwoord de vraag in elk venster en klik op Next
Eénmaal alle vensters doorlopen, klik je op Finish.
En voila, je hebt je eerste rapport gemaakt.
 
Het gebruik van AutoReports
Idem als bij de formulieren is ook dit de vlugste en simpelste manier om rapporten te maken.
Om een AutoReport te maken, selecteer je Reports in het objectenvenster, klik New, en selecteer het AutoReport dat je wil maken.
Dan selecteer je in de dropdown-menu de query (of tabel) die je wil gebruiken in AutoReports.
Als je op OK klikt zal Access je automatisch een simpel rapport maken dat je kan gebruiken om de gegevens te tonen die je hebt geselecteerd.
Op zich stelt deze stijl van rapporten niet veel voor, maar z'n gebruikersgemak en de éénvoud van verwezenlijking maakt veel goed.
 
Een Rapport maken in Design View
We kunnen rapporten ontwerpen en wijzigen in Design View.
Om het Design View venster voor rapporten te openen,
hoeven we enkel het rapport te selecteren en te klikken op de knop Design .

Net als in ons Formulier Design View kunnen we ook in het "Rapport Design View" de eigenschappen als, letterkeuze, lettergrootte, letterkleur, achtergrondkleur etc. van onze objecten aanpassen.

Telkenmale je even wil kijken hoe je rapport er zal uitzien éénmaal je het print, klik je op de knop Print Preview.
We kunnen uiteraard ons rapport ook aanmaken in Design View, selecteer je rapport in het objectenvenster, en klik op New.
Kies Design View uit de lijst, en gebruik de dropdown-menu om de query of tabel te kiezen voor ons rapport.
klik op OK.
Het eerste wat ons opvalt is dat we nu, in tegenstelling tot een formulier, drie rijen hebben.
Page Header, Detail en Page footer.
 

Waar je de velden plaatst in je rapport kan heel belangrijk zijn voor de weergave van het rapport.

  • Velden die worden gesleept naar de Detail-sectie van ons rapport worden éénmaal getoond voor elk record uit onze geassocieerde databron.
  • Velden die worden gesleept naar de Page Header- of Page Footer-sectie worden herhaalt éénmaal per pagina.
Dit maakt deze laatste secties geschikt voor labels, datums/tijd maar niet voor berekeningen.
 
Het plaatsen van velden uit onze query of tabel in ons rapport gebeurt op dezelfde manier als in onze formulieren. (selecteren en slepen)
 
We kunnen nog twee secties toevoegen aan ons rapport, Rapport Header en Rapport Footer
Klik hiervoor op View - Report Header/Footer in de menubalk.
Velden in deze secties worden slechts éénmaal getoond per rapport.
 
Rapporttitels worden meestal geplaatst in de "Report Header" sectie.
De "Report Footer" sectie wordt veelal gebruikt om berekeningsvelden te plaatsen zoals
bvb "Grand Total" die de som maken van andere velden in het rapport..
 
Naast de veldenlijst hebben we ook hier, net als in de formulieren, de Toolbox (werkset) tot onze beschikking.
U kunt de controles uit deze toolbox gebruiken om etiketten, afbeeldingen , of berekeningsvelden toe te voegen.
Mocht deze niet zichtbaar zijn, klik je in de menubalk op View - Toolbox.
 
Eénmaal het formulier ontworpen is zul je het formulier ook daadwerkelijk willen zien.
Je kan het rapport en onze taborder bekijken door op de knop Print Preview te klikken.
Indien nodig kan je dan altijd nog terug gaan naar het Design View om wat wijzigingen aan te brengen. alvorens we het rapport afprinten.
In Print Preview kunnen we ons rapport bekijken in één enkel blad of meerdere bladen, ons rapport uitprinten, of het "Print Preview-venster" sluiten.
 
Sorteren en groeperen van Data in rapporten
We kunnen gegevens groeperen in onze rapporten.
Dit laat ons toe velden te groeperen die dezelfde waarden bevatten.
We kunnen dan de berekening maken van al deze velden met dezelfde waarden.
Dit wordt veelvuldig gebruikt om totalen van een groep te berekenen.
 
Voorbeeld:
We selecteren Reports in het Objectenmenu en klikken op New
We klikken op Design View en kiezen onze query (employee sales by country) uit de dropdown-menu
klik op ok
We geven ons rapport een label in de Report Header-sectie
En slepen in de Detail-sectie de velden die we willen tonen.
bvb.: LastName, Order ID en SaleAmount.
 
Dit geeft ons volgend resultaat:
 
Merk op dat we terugkerende data hebben in ons rapport.
Onze naam van onze verkoper Mr. Davolio komt voor elk record voor op ons formulier.
Dit kunnen we al groeperen.
Om een groepering te maken van onze verkopers maken we eerst een Group Header, zodat we onze gegevens van onze verkoper slechts één keer moeten weergeven, en een Group Footer waar we het totaal van verkopen per vertegenwoordiger berekenen.
 
We klikken op de knop "sorting and grouping" in de menubalk.
Dit opent het "Sorting and Grouping" dialoogvenster .
 
Hier klikken we op het pijltje in de eerste rij van het veld "Field/Expression.
We kiezen een veld waarop we de gegevens willen groeperen.
We kunnen dit ook manueel ingeven.
In de rechtse helft van het dialoogvenster kunnen we aflopend of oplopend sorteren.
 
In de onderste helft vinden we de Group Properties

Klik in het Group Header tekstveld en selecteer "Yes" om een Groep Header te kunnen weergeven.
Selecteer No als je geen groep Header wil weergeven.
In ons geval kiezen we voor Yes, later zal je zien waarom.

Klik in het Group Footer tekstveld en selecteer "Yes" om een Groep Footer weer te geven.
Dit hebben we nodig om het totaal per verkoper weer te geven.
In het tekstveld "Group On", kan je selecteren op elk exacte waarde van een veld, dat is de standaard instelling in Access, of op Prefix Characters, dat selecteert op de eerste waarden van een veld.
Group Interval geeft de waarden met een interval die jij bepaalt.

In het tekstveld Keep Together bepalen we of we de groepen samen willen houden op één pagina, je kan No selecteren wat het groeperen zal negeren wanneer we geen plaats meer hebben op de printing pagina, je kan wholegroup selecteren wat zal proberen alle groeperingen samen te houden op een pagina, of als je kiest voor With First Detail, zal de grootte van de groep bepalen hoe Access het rapport zal printen, als de eerste groep plus de header te groot zijn om op de pagina te passen, zal Access verder gaan op een nieuwe pagina en dan pas het rapport beginnen printen.

Klik de X in de rechterbovenhoek van het venster als je klaar bent met de Sorting en Grouping eigenschappen.
 
Wat we gaan plaatsen in de "LastName Header-sectie" zal slechts éénmaal worden weergegeven voor elke groepering.
Dus kunnen we het veld LastName uit de "Detail-sectie" kopiëren en in de "LastName Header-sectie" plakken. Het is onnodig deze vertegenwoordiger z'n naam bij elk record te zien.
Hetzelfde kunnen we ook doen voor de labels van de velden Order ID en bedrag.
De veldwaarden echter van deze twee laatste, moeten we wel herhalen voor elk record, dus deze moeten blijven staan in de "Detail-sectie" van ons rapport
 
 
Sla de wijzigingen op, en klik even op de Preview knop om ons resultaat te bekijken:
 
Het maken van berekenigsvelden

Eén van de nuttigste types van "Controles" is de berekende tekstvak controle.
Het is een tekstvak dat het resultaat van een berekening weergeeft, in plaats van een veldwaarde uit onze databank.

Om een berekeningsveld toe te voegen, kiezen we de "tekstvak Controle" in de Toolbox.
En klikken en slepen in de LastName Footer-sectie waar we ons totaal willen tonen.
Je ziet dat het tekstvak dat we zojuist hebben toegevoegd de tekst Unbound weergeeft, dit komt omdat het veld nog niet gebonden is aan enige data.

 
Vervolgens selecteren het tekstvak, en klikken met de rechtermuisknop op het veld, en kiezen Properties.
Het dialoogvenster van ons tekstvak wordt geopend.
Klik op de Data tab van het dialoogvenster en kies het vak Control Source.
Klik op het knopje '...' uiterst rechts van het invulvak Control Source.
Dat opent dan weer het dialoogvenster "Expression Builder".
Dit dialoogvenster gebruiken we om functies en formules te maken.
We kunnen de expressie manueel intypen in het bovenste vak van het dialoogvenster, of we kunnen de elementen gebruiken die we in de drie vensters onderaan het dialoogvenster vinden.
We kiezen voor de tweede optie, dus wat we eerst moeten doen is een =teken typen in het bovenste gedeelte.
Daarna voegen we de functie Sum toe
Klik in het linkse veld onder op Functions - Built-In Functions
Selecteer <All> in het middelste venster.
Zoek in het rechtse venster Sum en dubbelklik hierop.

We selecteren tussen de haakjes <<expr>> in het bovenste venster.
Nu moeten we ons rapport nog ingeven en z'n veld.
Dubbelklik op Reports - Loaded Reports, en dan ons rapport. In ons geval Report1.
Dan kiezen we in het midden venster het veld waarop we ons wille refereren.
Voor ons is dat het SaleAmount veld.

En in het rechtse vak gaan we voor <Value>, omdat we dus een waarde moeten bepalen.
Dan klikken we op OK.
We sluiten ook het Properties venster.
Je ziet dat de aanpassingen in het tekstveld zijn gebeurd.
De tekst Unbound is weg, en in plaats daarvan is onze functie verschenen.
Wat we eigenlijk nog moeten doen is het veld dat we juist hebben aangemaakt, formatteren.
Dus klikken we met de rechtermuisknop op het veld en kiezen Properties
In het Format tabblad kiezen we Currency, aangezien we toch de som maken van onze verkopen.
 
Resultaat:
 
       
 
Index - vorige - volgende

All courses now available in English:
www.swotster.com

copyright © 2012 - Swotster Ltd - Hong Kong - China