Home » Cursus Microsoft Access » Werken met records en tabellen bewerken (4/10)

Laatste update:

Werken met records en tabellen bewerken (4/10)

Nu we al een deel van de tabellen hebben aangemaakt in onze database, bekijken we op deze pagina hoe je de records kan toevoegen, en hoe je elke tabel naar je hand zet. We gaan vullen en bouwen! ????‍♀️????️

Records toevoegen

Ik wil eerst wat auteurs toevoegen in de auteurtabel. Ik dubbelklik daarvoor in het navigatiedeelvenster op de tabel auteur.

Het is de bedoeling dat je in de gegevensbladweergave werkt. Dat kan je nakijken in het lint op de tab velden wijzigen in de groep weergaven op de tab start.

In de kolom auteur_id moet ik niets typen. Dat is een veld met autonummering, en dat nummertje zal straks automatisch verschijnen.

Om naar het volgende veld te gaan druk ik op de tabtoets.

Tip | Shift & shift tab

Met de tabtoets ga je naar een volgend veld voor een record, met shift tab ga je naar een vorig veld.

Bij naam typ ik nu de tekst. Merk op dat het nummertje in de vorige kolom nu automatisch verschijnt. Bij land typ je natuurlijk het land van de auteur.

Het eerste record is nu al ingevuld. Als je nog een keertje op de tabtoets drukt, begin je aan het 2de record.

Hier werden nu 2 records toegevoegd.

Tevreden na een tijdje? Bewaar dan je aanpassingen met ctrl s. Zoals al een paar gezegd: je moet heel vaak opslaan als je met Access werkt.

Ik vul nu wat meer data aan, ook in de andere tabellen.

Ik heb in alle tabellen data toegevoegd

Je merkt waarschijnlijk dat dat stroef gaat. Je moet immers de informatie over elk boek opsplitsen en verdelen over verschillende tabellen. Later gaan we een veel slimmere manier ontdekken om data in te geven, maar dat is nog niets voor nu.

Records verwijderen

Het kan gebeuren dat je records wil verwijderen. In onze database bijvoorbeeld omdat je een boek verkocht hebt.

Ik doe dat altijd door met de rechtermuisknop op de te wissen rij te klikken, op het vakje vlak voor de eerste kolom.

Daar zie je de optie record verwijderen.

Rechtermuisknop en dan record verwijderen

Door op dat vakje voor het eerste veld te klikken en te slepen kan je ook meerdere records selecteren, en dan kan je opnieuw verwijderen met de rechtermuisknop. Je moet wel precies op de rand van het selectiekader klikken om de opties te zien verschijnen.

Klik met de rechtermuisknop op de rand van het selectiekader om de opties te doen verschijnen.

Records kopiëren

Wil je een record kopiëren? Bijvoorbeeld omdat een record sterk lijkt op eentje dat je eerder ingaf? Dan moet je eerst het record selecteren.

Ik doe dat door op het vakje te klikken vlak voor de betrokken rij.

Klik daarna met de rechtermuisknop op dat vakje en kies voor kopiëren.

Daarna klik ik met de rechtermuisknop op het vakje vlak voor de onderste rij, dat is diegene waarbij in de eerste kolom (nieuw) staat. Ik kies voor plakken.

Je record wordt nu geplakt. Hieronder doe ik het eens voor.

Zo kopieer je snel een record.

De tabel aanpassen om er vlot mee te werken

Wanneer je nu werkt met records, is het vaak handig om nog wat aanpassingen aan je tabel te doen: kolommen blokkeren, de breedte aanpassen, etc.

Ik laat een paar dingen hieronder aan bod komen. Je zal merken dat hoe je dat doet sterkt lijkt op de werkwijze bij Microsoft Excel.

Kolommen verbergen

Selecteer eerst de kolommen die je wil verbergen. Dat doe je door op de kolomtitel te klikken. De hele kolom wordt geselecteerd.

Wil je meerdere kolommen selecteren? Klik en sleep dan op de kolomkop.

Om de kolom vervolgens te verbergen klik je met de rechtermuisknop nog een keertje op de kolomkop. Kies nu voor velden verbergen.

Om de kolommen terug zichtbaar te maken, klik je met de rechtermuisknop op een andere kolomkop en kies je voor velden zichtbaar maken.

Er opent nu een venster waarin je de kolommen kan aankruisen die je wil zien.

Kolommen blokkeren

Heb je een grote database met veel velden? Dan is het soms handig dat bepaalde kolommen altijd zichtbaar blijven, ook als je naar rechts scrolt.

Om zo een kolom te blokkeren klik je met de rechtermuisknop op de kolomkop, en vervolgens kies je voor velden blokkeren.

Om de blokkering op te heffen, klik je met de rechtermuisknop op de geblokkeerde kolomkop, en kies je voor alle veldblokkering opheffen.

Kolombreedte aanpassen

Ook dit werkt net als in Microsoft Excel.

Wanneer je de cursor beweegt tussen 2 kolomkoppen verandert je cursor in een dubbele pijl.

Door te klikken en te slepen kan je de kolom nu breder maken of versmallen.

Wil je meer opties? Klik dan met de rechtermuisknop op een kolomkop en kies voor veldbreedte.

Er opent nu een venster waarin je de breedte kan ingeven. Je kan ook kiezen voor best passend wat de breedte automatisch instelt zodat de records er goed in passen. Je kan dat – net als in Excel – ook doen door te dubbelklikken tussen 2 kolomkoppen wanneer de dubbele pijl verschijnt.

Ik heb eerst met de rechtermuisknop op locatie_id geklikt en daarno gekozen voor veldbreedte

Records filteren

Zoek je een bepaald record? Wil je enkel bepaalde records tonen? Dan kan je filteren. En ook deze filters werken zoals ze in Excel werken.

Klik met de linkermuisknop op het pijltje dat naar beneden wijst in een kolomkop.

Je ziet nu alle waarden staan die in je tabel voorkomen.

Hier zie je de geselecteerde waarden. Je kan gebruik maken van de vinkjes of (in dit geval) van de tekstfilter

Door het vinkje bij alles selecteren weg te halen wordt er niets geselecteerd. Daarna kan je individuele gevallen aanvinken.

Tevreden? Klik dan op OK. Je ziet nu naast de kolomkop het filtericoontje staan. Dat geeft weer dat er op dit moment een filter actief is.

Als je erop klikt, kan je de filter aanpassen, of eventueel verwijderen door opnieuw alles selecteren aan te vinken.

De filter verwijderen kan ook nog op een andere manier: door in het lint op de tab start te klikken op filter verwijderen in de groep sorteren en filteren.

Merk op dat die filtermogelijkheden best uitgebreid zijn. In een tekstveld vind je bijvoorbeeld een tekstfilter waarmee je records kan filteren op basis van hun beginletters, of ze (1 of meerdere letters bevatten, etc.

Hier zie je de uitgebreide tekstfilter

In nummervelden heb je dan weer getalfilters waarmee je er bepaalde getallen (groter dan, kleiner dan, etc.) kan uitfilteren.

Alles duidelijk? Dan zijn we klaar om in het volgende deel de relaties te leggen tussen onze tabellen.

Office-toepassingen

Cursus MS Excel

Cursus MS Word

Cursus MS PowerPoint

Cursus MS Outlook

Cursus MS Access

Grafische programma's

Basiscursus Adobe Photoshop

Basiscursus GIMP

Basiscursus Adobe Lightroom

Mobiel

Cursus Android smartphones

Bedrijfstoepassingen

Cursus Google Analytics

Cursus Google Ads

Cursus SEO

Cursus Wordpress