gratis cursus Outlook


Cursus Outlook		go to : Index - vorige - volgende

Les 10	Taken (deel 2)

Terugkeerpatroon voor taken
Telkens we een taak ingeven (bvb planten water geven) hebben we ook hier de mogelijkheid een terugkeerpatroon aan te maken.
Klik hiervoor de "Terugkeerpatroon"-knop in de standaard werkbalk van de taak.

Dit opent het dialoogvenster "Terugkeerpatroon van taak ":

>
Selecteer het type terugkeerpatroon in de linkse kolom, Dagelijks, Weekeliks etc..
Afhankelijk van het gekozen type, maak je de selecties in de rechterkolom.
Geef een begindatum, eventueel een einddatum of het aantal keer dat deze taak moet worden herhaald in.
Klik op OK wanneer je tevreden bent met je instellingen.
Wanneer je een taak uit een terugkeerpatroon wil verwijderen, selecteer je de taak en klik je de knop "Verwijderen" in de werkbalk van de taak.
Outlook vraagt je dan of je alles wil verwijderen of alleen deze.
Maak je keuze en klik op OK.

Het maken van een taakverzoek
Outlook laat ons toe taken toe te wijzen aan derden.
De kans is groot, dat je dit zal moeten doen wanneer je als verantwoordelijke bent aangesteld om een project in goede banen te leiden.
Om een taakverzoek aan te maken klikken we "Bestand" - "Nieuw" - "Taakverzoek" in de menubalk.
Het dialoogvenster "Taak" opent:


Veel verschil met een dialoogvenster voor een gewone taak is er niet.
Het eerste is het vak "Aan...", hierin geven we het e-mailadres van de persoon aan wie we de taak willen toevertrouwen.
Het tweede zijn de aanvinkvakjes "Een bijgewerkte kopie van deze taak bewaren in de takenlijst" en "Mij een statusrapport zenden wanneer deze taak is voltooid".
Ik denk dat deze wel duidelijk zijn.
Klik op "Verzenden" wanneer je klaar bent.

Reageren op een taakverzoek
Wanneer je een taakverzoek krijgt zal deze worden weergegeven in de Postvak IN.
Dubbelklik het taakverzoek om het te openen.
Dan moet je de persoon die je de taak toevertrouwd, laten weten of je de taak accepteert, of weigert.


Wanneer je deze taak accepteert zal deze worden toegevoegd aan je takenlijst. En er word een bericht gestuurd naar de persoon die je de taak heeft aangewezen. Eventueel kan je nog wat commentaar toevoegen aan deze e-mail.
Wanneer je deze taak weigert, wordt ook dit verzonden naar de persoon die je de taak heeft voorgesteld, ook hier kan je nog commentaar aan toevoegen.

Verzenden van een statusrapport
Wanneer je de status van je taak wil versturen voor deze 100% is voltooid, open je de taak door er op te dubbelklikken, en klik je "Acties" - "Statusrapport verzenden" in de werkbalk.
De personen die om een update hadden gevraagd zullen automatisch worden toegevoegd in het vak "Aan:", maar je kan manueel nog meerdere personen toevoegen mocht je dit wensen.

Is een taak voor 100% volbracht, en heb je dit aangegeven in de status van deze taak, zullen de personen in de updatelijst hiervan automatisch op de hoogte worden gebracht.

Het opvolgen van taken
We kunnen de standaard eigenschappen van Outlook instellen zodat we automatisch over geüpdate versies van onze taken in onze takenlijst beschikken, en automatisch een statusrapport ontvangen wanneer de taak is volbracht. Klik hier voor op "Extra" - "Opties" in de menubalk. Dit opent het dialoogvenster "Opties", waar we klikken op de knop "Taakopties". In het venstertje dat verschijnt, kunnen we de kleuren instellen van achterstallige taken, en uitgevoerde taken. En we hebben een aantal keuzes voor het verwerken van onze taak. Maak je keuzes en klik op OK.			style="display:inline-block;width:120px;height:90px" >

Klik nogmaals op OK in het dialoogvenster "Opties".

Het beheren van taken
We kunnen een niet-toegewezen kopij bijhouden van een toegewezen taak.
Voor we een taak toewijzen, moet je hiervoor wel het vak "Een bijgewerkte kopie van deze taak bewaren in de takenlijst" aangevinkt hebben.
Wanneer je dit dus hebt gedaan in het dialoogvenster van het taakverzoek, kan je dialoogvenster van de toegewezen taak openen door erop te dubbelklikken.
Kies het tabblad "Details".
Klik op de knop "Niet-toegewezen kopie" maken.

Dit maakt een Niet-toegewezen kopie van de toegewezen taak, die we dan aan een ander kunnen toewijzen.
Wanneer we deze knop klikken, krijgen we ook onderstaand bericht:

Klik OK wanneer je hiermee tevreden bent.

Handig is, wanneer je een afgewezen taak terugkrijgt, je deze opnieuw kan aanbieden aan een ander. Hiervoor plaatsen we deze eerst terug in onze takenlijst.
Selecteer de afgewezen taak in je map Postvak In, kies "Acties" - "Terug plaatsen in takenlijst" (deze optie is enkel beschikbaar voor afgewezen taken).

Ook handig is een lijst te zien met de verschillende toegewezen taken. Klik hiervoor in de menubalk op "Beeld" - "Huidige weergave", en kies je voor "Toewijzingen".

Taken verwijderen
Zoals eerder al vermeld, om een taak te verwijderen uit onze lijst, selecteren we de taak en klikken de "Delete"-knop op ons toetsenbord.
Of we kiezen voor "Bewerken" - Verwijderen" in de menubalk.


Index - vorige - volgende