gratis cursus Outlook - Persoonlijke mappen


Cursus Outlook		go to : Index - vorige - volgende

Les 14	Persoonlijke mappen

Aanmaken Persoonlijke map
Persoonlijke mappen zijn mappen waarin je e-mailberichten kunt opslaan, op onze vaste schijf of op een andere server (bvb Microsoft Exchange Server).
Een Persoonlijke map is een bestand met de extensie .pst.
Een Persoonlijke map wordt gebruikt om bepaalde bestanden in op te slaan, die niemand buiten jezelf en eventueel een afgevaardigde kan openen.
Om een Persoonlijke map aan te maken kies je "Bestand" - "Nieuw" - "Outlookgegevensbestand" in de menubalk.
Dit opent het dialoogvenster

Indien je beschikt over een Microsoft Exchange Server, wordt je deze keuze ook aangeboden in dit venster. Aangezien ik hier niet over beschik, heb ik deze keuze niet
Klik op OK. Dit opent een nieuw venster waarin we de plaats van onze map bepalen, en onze map een naam geven. Klik op OK In het volgende venster geef je een naam in voor de map zoals je deze wilt weergeven in de mappenlijst. We kunnen een codering instellen indien je dit nodig acht, en eventueel een wachtwoord ingeven.

Klik op OK.
Wanneer je nu de mappenlijst in Outlook bekijkt, zie je dat de map die je zojuist hebt aangemaakt, is toegevoegd aan onze lijst. En er automatisch een map "Verwijderde items" is aan toegevoegd.

We kunnen nu items toevoegen uit andere folders in Outlook, aan onze persoonlijke folder, door te klikken en te slepen. Om de Persoonlijke map te sluiten rechtsklikken we de map, en kiezen "map 'de naam van de map' sluiten"
Om de map weer te openen kies je "Bestand" - "Openen" - "Outlookgegevensbestand" in de menubalk, selecteer je de map en klik je op "Openen". Om een persoonlijke folder te verwijderen zorg je eerst dat de folder gesloten is, dan sluit je Outlook. Dan navigeer je in Windows verkenner naar de folder waar je de Persoonlijke map hebt opgeslagen. Je selecteert de map, en klikt op de "Delete"-knop op je toetsenbord

AutoArchiveren van mappen
Wanneer we onze e-mail ophalen komt deze op onze pc terecht. Al deze berichten en bijlages worden opgeslagen in het bestand met de standaardnaam outlook.pst. Dit .pst-bestand bevat al onze Outlookmappen (Postvak IN, Agenda en Contactpersonen).
Een .pst bestand heeft het voordeel dat we de bestanden in de map kunnen comprimeren En omdat alle mappen wel eens vol geraken moeten we deze dus comprimeren. We doen dit door de gegevens in het .pst-bestand van tijd tot tijd archiveren.

Bij AutoArchiveren worden items naar het archiefbestand gekopieerd.
Met AutoArchiveren kunt u bovendien een schema instellen, en meerdere mappen tegelijk archiveren op hetzelfde tijdstip en met hetzelfde interval.

Om AutoArchivering in te stellen klik je met de rechtermuisknop op de map, en kies je "Eigenschappen" uit het pop-up menu.
Dit opent het dialoogvenster "Eigenschappen van..."


Kies het tabblad "AutoArchiveren".
In dit tabblad hebben we drie opties:
Items in deze map niet archiveren Items in deze map archiveren met de standaard instellingen Deze map archiveren met de volgende instellingen.
Wanneer je kiest voor de tweede optie, opent dit het venster AutoArchiveren.
De keuzes die je in dit venster moet maken, lijken me nogal duidelijk. Klik op OK wanneer deze zijn ingevuld.
Wanneer je kies voor de derde optie moet je ongeveer dezelfde instellingen ingeven als de tweede optie, met het verschil dat je bij de tweede optie de keuze hebt dit voor alle folders toe te passen, en bij de derde optie deze keuze niet hebt.

In Outlook 2000 kun je enkel de eigenschappen ingeven per folder, niet voor alle folders.
Wens je dat te doen voor elke folder moet je "Extra" - "Opties" kiezen in de menubalk, en selecteer je het tabblad "Overige".
Klik de knop "AutoArchiveren" om de standaard instellingen voor het archiveren van alle folders in te stellen.


Index - vorige - volgende