gratis cursus Outlook - Contactpersonen

Cursus Outlook

go to : Index - vorige - volgende

Les 3

Contactpersonen (deel 2)

Contactpersonen groeperen

Wanneer we verschillende contactpersonen hebben die allen eenzelfde interesse hebben, kunnen we deze groeperen.

We kunnen dit bijvoorbeeld doen voor al onze leden uit onze bridgeclub, of voor alle vertegenwoordigers van een bepaalde firma, alles wat je wil groeperen is mogelijk.

We openen hiervoor eerst het dialoogvenster "Contactpersoon" door te dubbelklikken op de persoon in de Contactpersonen lijst.

We klikken op de knop "Contactpersonen..." in de linkerbenedenhoek van het dialoogvenster.

Het dialoogvenster "Contactpersonen selecteren" opent.
We selecteren de verschillende contactpersonen die we willen opnemen in de groep, en klikken op OK
Om meerdere onder elkaar liggende personen te selecteren houden we de shift toets ingedrukt, om meerdere niet onder elkaar liggende personen te selecteren houden we de Ctrl-toets ingedrukt.

Dat hebben we reeds gezien in een eerdere les.

Wanneer je klaar bent klik je op OK.

Dit brengt ons terug in het dialoogvenster "Contactpersoon".

Onderaan het dialoogvenster zien we nu alle contactpersonen verschijnen die geconnecteerd zijn met deze ene persoon.

Ook in het tabblad "activiteiten" verschijnen al onze gegroepeerde contactpersonen.

Maar we kunnen ook verschillende contactpersonen groeperen om deze allen in één keer te emailen.

Dit noemt men een distributielijst.

Dit is handig wanneer we eenzelfde email naar verschillende personen moeten sturen, dan hoeven we enkel de groep te selecteren in plaats van deze één voor één een email te sturen.

Om een distributielijst te maken kiezen we "Bestand" - "Nieuw" - "Distributielijst" in de menubalk.

Dit opent het dialoogvenster "Distributielijst":

Eerst geven we een naam in voor onze groep, bovenaan het venster.

Daarna klikken we de knop "Leden Selecteren".

We selecteren de namen die we willen toevoegen en klikken op de knop "Leden->"

style="display:inline-block;width:120px;height:90px" >

Heb je alle namen toegevoegd klik je op OK.

resultaat:

Klik op de knop "Opslaan en sluiten" indien je de groep wil opslaan.

In de Contactpersonenlijst zie je nu de groep die je zojuist hebt aangemaakt.

Wens je in de toekomst nu een e-mail te versturen naar deze groep, kies je "Nieuw" - "E-Mailbericht" in de menubalk.

In het e-mailberichtvenster klik je de knop "Aan...".

Het dialoogvenster "Namen selecteren" opent.

Selecteer de folder die je zojuist hebt aangemaakt en klik op de knop "Aan->"

Klik op OK wanneer je tevreden bent.

Geef je e-mail nog een onderwerp, en uiteraard de bijbehorende tekst.

En klik op "Verzenden".

Indelen van Contactpersonen in categorieën

In Outlook kunnen we onze verschillende contactpersonen indelen in verschillende categorieën.

Het zal ons helpen wanneer we honderden contactpersonen hebben in onze lijst, en we op zoek moeten naar één bepaald individu.

Om dit te doen openen we het dialoogvenster "Contactpersoon" van de persoon die we willen indelen in een categorie, door op zijn naam te dubbelklikken in de lijst.

In het dialoogvenster "Contactpersoon" hebben we onderaan de knop "Categorieën".

Wanneer we hierop klikken opent zich het dialoogvenster "Categorieën":

We kunnen een categorie kiezen uit de beschikbare lijst, of we kunnen een nieuwe categorie aanmaken. Typ hiervoor een naam in het kader bovenaan, en klik op de knop Toevoegen.

Je zal zien dat je categorie wordt toegevoegd aan de lijst, en deze zal meteen ook zijn geselecteerd.

Klik OK wanneer je tevreden bent.

Wens je een categorie te verwijderen, klik je de knop "Hoofdlijst van categorieën", selecteer je de categorie, en klik je op "Verwijderen".

Een categorie die is toegekend aan een persoon, kan men niet verwijderen.

Wens je dat de informatie van een contactpersoon enkel door jou kan worden gezien, vink je het vakje "Privé" aan in het dialoogvenster "Contactpersoon".

Zoeken naar Contactpersonen

Wanneer we honderden contactpersonen in onze lijst hebben, kan het moeilijk zijn een bepaalde persoon te vinden.

We kunnen hiervoor de "Zoeken"-functie gebruiken om dit wat vlugger te laten verlopen.

Om een contactpersoon te zoeken geven we een naam in het vak "Zoeken naar" we kiezen Contactpersonen in de drop-downlijst onder "Zoeken in".
En klikken de knop "Nu zoeken".

Mocht deze werkbalk niet zichtbaar zijn, klik je op de knop

, in de standaard werkbalk.

Brieven schrijven naar Contactpersonen

Om gebruik te maken van deze eigenschap, moeten we een e-mailadres hebben van de contactpersoon, en moeten we Microsoft Word hebben geïnstalleerd op onze computer.

Hebben we dit allemaal dan is het een fluitje van een cent, om dit te verwezenlijken.

We openen de Contactpersonen folder, en selecteren de persoon naar wie we een brief willen schrijven.

Vervolgens kiezen we "Acties" - "Nieuwe brief aan contactpersoon" in de menubalk.

Doorloop de 4 stappen in de "Wizard Brief" en klik op voltooien.

Outlook heeft voor jou de adresgegevens reeds ingevuld in de brief.

Maak je brief af, sla hem op, en sluit Microsoft Word.

Contactpersonen bellen

Om gebruik te maken van deze eigenschap, moet onze PC verbonden zijn met een telefoonlijn.

Beschikken we hierover, dan selecteer je de contactpersoon in de lijst, en kiezen "Acties" - "Contactpersoon oproepen" in de menubalk.

Een submenu verschijnt met daarin de verschillende nummers van deze persoon die je kunt bellen.

Kies een nummer, en het dialoogvenster "Nieuw nummer kiezen" verschijnt.

Klik de knop "Nummer kiezen", en de verbinding wordt gemaakt.

Adres Contactpersoon vinden

Om gebruik te maken van deze eigenschap, moet onze PC verbonden zijn met internet.

Dubbelklik op de persoon waarvan je het adres wil zien op een wegenkaart.

Dit opent het dialoogvenster "Contactpersoon".
Kies "Acties" - "Kaart van adres weergeven" in de menubalk.

Als alles goed gaat zou je een wegenkaart moeten zien in uw browservenster.

Index - vorige - volgende