cursus Outlook Back-Up - The Hard Way


Cursus Outlook 2010		go to : IndexBijlage - Volgende

Les 1	Extra bijlage - Outlook Back-Up

Outlook beheert je E‐mail, Contact personen en je Agenda. En daarnaast kent het nog vele andere instellingen en gadgets om je sociale leven te beheren. Dit is allemaal bekend bij wie al enige tijd met Outlook werkt. Maar wat bijna niemand je verteld over E‐mail en Outlook is dat al jouw persoonlijke gegevens zoals E‐mail en contactpersoenen en afspraken en bijlagen ergens opgeslagen zijn als 1 bestand een zogenaamd Outlook.PST bestand. Microsoft heeft dat heel goed verstopt, en zelfs onzichtbaar gemaakt voor wanneer je er naar op zoek gaat. Wie verzint zoiets, jouw PC vooral in eerste instantie beveiligen tegen de eigenaar van de gegevens??? Maar niet getreurd er zijn oplossingen om je mailtjes te Back‐uppen.(zonder Back‐up programma)
>

The Hard Way
Als je goed met verkenner om kan gaan en iets weet van de beveiligingen van mappen en bestanden, dan kan je de volgende optie gebruiken: We gaan het OUTLOOK.PST bestand kopiëren.
Het OUTLOOK.PST bestand staan namelijk in de map:
C:\Users\JOUW GEBRUIKERS NAAM\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Althans in Windows 7, in XP staat i.p.v. “AppData” Application data of applicatiedata. Helaas is de map AppData als verborgen ingesteld in Windows en kan je dus nooit je Outlook.PST bestand vinden.

In Verkenner zie je dus zoiets als onderstaand wanneer je naar de map AppData op zoek gaat.


Maar wat je moet zien om het OUTLOOK.PST bestand te kunnen kopiëren is dit:


Je ziet hier dat het icoontje van de map AppData transparant lijkt te zijn, dat houdt in dat deze normaal gesproken verborgen is, het is een beveiligde Microsoft map. Je ziet hem ook niet tussen de mappen links staan, alleen aan de rechterkant. (Zie “MapOpties” aan het einde van dit stuk om het zo in te stellen dat je de map AppData kan zien in verkenner)

Nu kan je dus wel naar de map AppData en alle onderliggende mappen gaan.
Als je in de verkenner adresbalk (naast de pijltjes bovenin) het volgende typt: “C:\Users(of gebruirkes)\JOUW GEBRUIKERS NAAM\AppData\Local\Microsoft\Outlook”

Dan kom je in de map uit waar het Outlook.PST bestand staat.


Nu kan je dus je hele Outlook inhoud (Outlook.PST) kopiëren als een Back‐up en ergens opslaan waar je beter bij kan.

TIP: Beveiligen van mail bij calamiteiten met de PC:
Je kunt hem ook TIJDELIJK weghalen wanneer je jouw computer voor onderhoud naar een monteur of bedrijf stuurt. Je bewaard hem gewoon op een USB STICK en zet hem direct terug wanneer je de PC terug hebt gehad. Zet Outlook niet tussentijds aan en overschrijf het oude Outlook.PST bestand wanneer de monteur een nieuwe heeft gemaakt of zo.

Kunnen ze in ieder geval je vertrouwelijke mails niet lezen zoals toegezonden paswoorden en vertrouwelijke documenten, jawel ook je bijlagen bij de mail zitten in dit OUTLOOK.PST bestand, of indien gearchiveerd in je ARCHIEF.PST bestand.

Je ziet in deze map “C:\Users\JOUW GEBRUIKERS NAAM\AppData\Local\Microsoft\Outlook” afhankelijk van de versie van Office wel meer mappen en bestanden staan.
Soms staat ook Archief.PST er bij.
Daar staan alle gearchiveerde bestanden in die Outlook voor je opruimt wanneer de archief functie aan staat. En die staat jammer genoeg altijd standaard aan in Outlook wanneer je niets veranderd.

Ik zet hem zelf standaard uit, ergens in de settings bij: Extra (en/of Algemeen) Opties Autoarchiveren vindt je hoe het bij jou is ingesteld. ARCHIEF MAP Je ziet ook dat je hier de map kan veranderen waar het Archief moet staan. Ik heb hem uit Appdata gehaald en in mijn persoonlijke map WERK gezet. Maar je kunt hem ook in jouw “Mijn documenten\Outlook” zetten bijvoorbeeld. Dat stel je dus hier in voor het Archief. Je moet de Archief functie dus wel eerst aanzetten als deze nog grijs is zoals in het plaatje.
In de volgende lessen de Gebruikersvriendelijke maar niet zo veilige manier:

>
IndexBijlage - Volgende