gratis cursus Word - Adressenlijst en Catalogus


Cursus Word		go to : Index - vorige - volgende

Les 23	Adressenlijst en Catalogus

Samenvoegen adressenlijst (2003 en XP)
We kunnen gegevens samenvoegen tot één enkel document, zoals een productenlijst, een ledenlijst, een catalogus etc.
Om listen uit een tabel af te drukken op etiketten gebruiken we ook de functie "Afdruk samenvoegen" (Mail Merge).

Om Mail Merge op te starten kiezen we "Extra" (Tools) - "Brieven en verzendlijsten" (Letters and Mailings) - "Wizard Afdruk samenvoegen" (Mail Merge Wizard…) in de menubalk.
Dit opent de "Samenvoegen Wizard" (Mail Merge Wizard) in het takenvenster.
In dit voorbeeld gaan we een lijst afdrukken, dus kiezen we voor "Adreslijst" (Directory) en klikken "Volgende:Begindocument" (Starting document ) .

In stap twee van de wizard kiezen we "Het huidige document gebruiken" (Use the current document), en klikken op "Volgende:Adressen selecteren" (Next:Select recipients)

In stap 3 van de wizard hebben we de keuze: Een bestaande lijst gebruiken Contactpersonen selecteren Een nieuwe lijst typen.
We kiezen "Een bestaande lijst gebruiken", en klikken "Bladeren" (Browse).

We kiezen deze keer voor een Access databank als gegevensbank.
Selecteer de databank op uw harde schijf, en klik "Open" .
Omdat een Access databank meerdere tabellen kan bevatten, selecteer je de tabel in het volgende venster (we kiezen de tabel Products in dit voorbeeld), en klik je op de knop OK.

Aangezien we elk artikel willen weergeven in onze lijst, klikken we OK in het volgende dialoogvenster.
In het takenpaneel klikken we "Volgende:Een map schikken" (Next:Arrange your directory), om verder te gaan naar stap 4.

In stap 4 plaatsen we eerst de cursor in het document waar je de informatie wil weergeven, en typen eventueel een titel voor de betreffende informatie die we gaan weergeven.
Klik op "Meer items" (More items)
We selecteren het item uit onze tabel, en klikken op de knop "Invoegen" (Insert)
We klikken de Returnknop op ons toetsenbord, om naar de volgende lijn te springen in ons document.
We typen wederom een titel voor de informatie uit onze tabel.
We klikken op "Meer items" (More items), en selecteren het tweede item dat we willen weergeven in onze lijst.

Dit herhalen we totdat alle gegevens zijn opgenomen in ons document.
Voor wat ruimte te creëren tussen twee artikelen, klikken we een paar maal op de "Enter"-knop op ons toetsenbord.


Je kan, indien je dit wenst, de ingevoerde items en de tekst die je hebt ingetypt, opmaken naar jouw keuze (zoals je ziet hierboven). Hiervoor gebruik je gewoon de Opmaak werkbalk.

Klik "Volgende" in het takenvenster om een voorbeeld te zien.
Ben je tevreden, klik je "Volgende: Samenvoeging voltooien" (Complete the Merge) in het takenvenster.

In stap 6 klik je "Naar nieuw document"
Resultaat:


Klik "Bestand" - "Opslaan" in de menubalk, wanneer je de lijst wil opslaan.

Samenvoegen Catalogus (2000 en '97)
Om gegevens samen te voegen tot één enkel document, zoals bvb een catalogus, in Word 2000 en '97
kiezen we "Tools" - "Mail Merge" in de menubalk.

Dit opent het "Mail Merge Helper" dialoogvenster.
Onder de sectie "Main document" klikken we "Create", en kiezen we "Catalog...".

In het volgende venster kies je "Active Window" of "New Main Window", dat maakt niet uit.

In stap twee klik "Get Data" in het "Mail Merge Helper" dialoogvenster, en kies je "Open Data Source", omdat we deze keer onze gegevens halen uit een databank in Access.

Selecteer de databank en klik "Open".			style="display:inline-block;width:120px;height:90px" >
Kies de tabel of query, uit je Access databank, die je wil gebruiken voor je catalogus, in het volgende venster.
In het pop-up venster dat verschijnt, waarin wordt vermeld dat Word geen merge fields heeft gevonden, klik je gewoon de knop "Edit Main Document".

In het document typ je een titel voor de betreffende informatie die we gaan weergeven.
Klik "Insert Merge Field" in de Mail Merge werkbalk.

Kies een item uit de dropdown menu.

Herhaal dit voor elk item dat we willen weergeven in onze lijst.
Je kan de verschillende items opmaken naar je eigen behoeften.

Wanneer alle items zijn toegevoegd, klik je nog een aantal keer op de "Enter"-toets op je toetsenbord, om wat witruimte te creëren tussen de verschillende artikelen, in onze lijst.

Wanneer je klaar bent om de documenten samen te voegen klik je de "Merge" knop in de Mail Merge werkbalk.

Kies "New document" in de "Merge to:" dropdown menu.
En klik de knop "Merge"

Resultaat:




Index - vorige - volgende