cursus Outlook 2007 - Contactpersonen (2)


Cursus Outlook 2007		go to : Index - vorige - volgende

Les 19	Contactpersonen (2)

Toevoegen
Om een nieuwe contactpersoon toe te voegen aan de lijst met contactpersonen, selecteer je eerst het programma "Contactpersonen" in de navigatiebalk, en klik je de knop "Nieuw " in de werkbalk. Dit opent een nieuw contactpersoonformulier. Het contactpersoonformulier is verdeeld in twee delen. In het linkse deel (1) typen we de gegevens van de contactpersoon. De nieuwe contactgegevens worden automatisch opgeslagen als elektronisch visitekaartje, waar we een voorbeeld van zien in het rechtse deel (2) van het contactpersoonformulier.


Het rechtse deel van het contactpersoonformulier lijkt me wel duidelijk, bovenaan het voorbeeld van het visitekaartje, onderaan kan je eventueel wat notities ingeven betreffende deze persoon. Het linkse deel lijkt me ook wel duidelijk, maar hierover kan ik misschien wel een woordje uitleg geven. Klikken op de knop "Volledige naam..."(1) opent een venster waarin we de gegevens van de contactpersoon meer kunnen specificeren. Wanneer je een naam hebt ingetypt, wordt deze automatisch ingevuld in het vak "Opslaan als:" De manier van opslaan in dit vak kan je wijzigen door te klikken op het naar benedenwijzend pijltje rechts naast dit invulvak (2). Het is verstandig al je contactpersonen allen op dezelfde manier op te slaan. Dit zal het later makkelijker maken een persoon terug te vinden.

Door te klikken op de knop "Afbeelding van contactpersoon toevoegen" (3) kan je door te navigeren in het dialoogvenster dat verschijnt een foto of een andere afbeelding toevoegen voor deze contactpersoon.

Door te klikken op het naar benedenwijzend pijltje naast de knop "E-mail" (4), kan je maximum 3 e-mailadressen ingeven voor deze contactpersoon. Het vak "Weergeven als:" wordt automatisch ingevuld met de gegevens uit het vak "Volledige naam" en het vak "E-mail". Wens jij deze echter te wijzigen, geen enkel probleem, selecteer de tekst in dit vak, en typ de tekst die jij wil weergeven voor deze contactpersoon.

Hetzelfde voor de vakken "Werk", "Thuis", "Fax op werk" en "Mobiel", heb je er meerdere klik je ook hier het naar benedenwijzend pijltje naast het betreffende vak.

Wanneer alle gegevens zijn ingevuld sluit je het contactpersoonformulier en klik je de knop "Ja" wanneer je wordt gevraagd of je deze contactpersoon wil opslaan.

Heb je een adres ingetypt voor deze contactpersoon zal Outlook het dialoogvenster "Adres controleren" openen waarin je de adresgegevens kunt aanpassen. Outlook zal wel proberen dit automatisch voor je te doen, maar meer dan waarschijnlijk zul je toch een aantal aanpassingen moeten doorvoeren.
Heb je verschillende adressen ingegeven, bijvoorbeeld één voor thuis, en één voor werk, dan selecteer je het vakje voor de tekst "Dit adres gebruiken in adressenlijst" (5) bij het adres dat je wil gebruiken als postadres.
Standaard wordt het eerste adres dat je hebt ingetypt gebruikt als postadres.

Het lint
Door middel van de knoppen in het lint kunnen we het contactpersoonformulier voorzien van meerdere details. Alle knoppen zijn ingedeeld in groepen wat het makkelijker maakt er één terug te vinden, of althans dat zou het toch moeten doen volgens de heren van Microsoft. Een aantal van deze knoppen zal ik hier bespreken. Helemaal links in het lint hebben we de groep "Acties"(1). In de groep "Acties" hebben we als eerste de knop "Opslaan en sluiten". Wat deze knop doet lijkt me duidelijk, maar mochten er onder jullie toch zijn die het niet weten, wanneer je deze knop klikt, zal de contactpersoon worden opgeslagen in de lijst met contactpersonen, en wordt het contactpersoonformulier gesloten. Daarnaast hebben we de knop "Opslaan en nieuw". Wat deze knop doet lijkt me ook duidelijk, maar wanneer je het naar benedenwijzend pijltje klikt naast deze knop, heb je een tweede optie, de optie "Nieuwe contactpersoon van hetzelfde bedrijf". Wanneer we hiervoor kiezen zullen alle bedrijfsgegevens worden overgenomen, en het enige wat jij nog hoeft in te typen zijn de naam, de functie en het e-mailadres. Al de rest wordt ingevuld door Outlook. Dit lijkt me interessant, één omdat alles veel vlugger gaat en twee, omdat je niet hoeft te vrezen voor typefouten. Natuurlijk wanneer je een typefout hebt gemaakt in je eerste contactpersoon zal dit worden overgenomen in de tweede contactpersoon van dit bedrijf.


Daaronder hebben we de knop "Verzenden".
Wanneer we hierop klikken hebben we drie opties: 1. Verzenden als visitekaartje, 2. In internetindeling en 3. In Outlook indeling.
De eerste optie kun je kiezen wanneer de persoon naar wie je het verzend ook werkt met Outlook 2007.
De tweede optie kies je wanneer je niet zeker bent dat de geadresseerde werkt met Outlook 2007.
En de derde optie kies je wanneer je wel weet dat de geadresseerde werkt met Outlook, maar niet weet met welke versie.
>
Daaronder hebben we de knop "Verwijderen". Wat deze knop doet hoef ik je niet uit te leggen.

Naast de groep "Acties" hebben we de groep "Weergeven" (2)
De eerste knop "Algemeen" welke is standaard geselecteerd, geeft ons de weergave zoals we deze kennen wanneer we een contactpersoon hebben toegevoegd.
De tweede knop "Details" geeft ons de mogelijkheid meer gegevens van deze contactpersoon in te geven. Zoals bijvoorbeeld z'n verjaardag, of z'n bijnaam.
De derde knop "Activiteiten" geeft ons een lijst weer waarin alle Outlookactiviteiten worden weergegeven die verwijzen naar deze persoon. Zoals bijvoorbeeld verzonden e-mails, taken etc.
De vierde knop "Certificaten" gebruiken we wanneer we certificaten of digitale id's gebruiken om onze e-mail mee te beveiligen.
En als laatste knop in deze groep hebben we nog de knop "Alle velden".
Wanneer je hierop klikt kun alle gegevens uit alle velden van deze persoon op één plaats wijzigen.
Je kunt hier velden toevoegen, en je kan toegevoegde velden verwijderen.
Standaard velden kunnen niet worden verwijderd.

We gaan verder met het lint in de volgende les.


Index - vorige - volgende