gratis cursus Outlook - Geavanceerde mailboxopties


Cursus Outlook		go to : Index - vorige - volgende

Les 16	Geavanceerde mailboxopties (deel 1)

Het instellen van regels
Een regel dient om een e-mailbericht dat aan bepaalde voorwaarden voldoet, te verwerken volgens de instellingen die jij hieraan hebt gegeven.
Je kan verschillende regels ingeven voor één enkele mailbox.
Aangemaakte regels kunnen achteraf nog worden aangepast of verwijderd.
Je kan deze ook in- of uitschakelen zonder deze te hoeven te verwijderen.

Om een regel in te stellen selecteren we eerst de map, bvb Postvak IN, en kies je voor "Extra" - "Wizard regels..." in de menubalk.
Het dialoogvenster "Wizard regels" verschijnt.
Klik op de knop "Nieuw".
In het volgende venster van de wizard moeten we een keuze maken.

Kies je voor de eerste, "een regel op basis van een sjabloon", dan moet je een selectie maken uit de lijst eronder.
Als voorbeeld heb ik gekozen voor: wanneer ik een e-mail ontvang van een bepaalde persoon, deze automatisch in mijn map "kantoor" terecht komt.
In het onderste gedeelte van de Wizard moeten we ingeven van wie we de mail naar een andere map willen verplaatsen, en naar welke map we deze willen verplaatsten Klik hiervoor op de blauwe links.
Klik op "Voltooien" wanneer deze beiden zijn ingesteld.
De nieuwe regel is nu toegevoegd aan onze lijst met regels

We gaan dit eerst 's proberen of dit wel werkt.
Ik stuur dus een e-mail vanuit mijn pwd@pandora.be account naar mijn teacher@gratiscursus.be account.
En ja hoor, het werkt.
De mail wordt in de map "kantoor" geplaatst.


Wens je achteraf deze regel aan te passen of te verwijderen, kies je "Extra" - "Wizard regels..." in de menubalk.
Selecteer de "Regel" in het wizardvenster, en klik je de knop "Wijzigen" of "Verwijderen", afhankelijk van wat je wil doen.

Berichten een kleur geven
Je kan berichten een kleur geven, afhankelijk door welke persoon ze zijn verstuurd.
Het makkelijkst is eerst een e-mailbericht van deze persoon te selecteren, en te klikken op "Extra" - "Indelen" in de menubalk.
Dit opent venster "Manieren van indelen van kantoor":

In dit venster geven we een naam in van de persoon waarvan we de mail willen kleuren, maar omdat wij reeds een e-mailbericht van deze persoon hadden geselecteerd, hoeven we dat dus niet meer te doen, en een kleur te selecteren uit het drop-downmenu.
Klik op "Kleurgebruik toepassen".
Je kan het venster "Manieren van indelen van kantoor" sluiten door te klikken op de X, rechtsbovenaan dit venster

We gaan dit nog eens testen, en voila, het werkt.


Aangepaste weergave
Om een aangepaste weergave te maken in Outlook, selecteer je eerst de folder waarvoor je een weergave wil maken, en klik je op "Beeld" - "Huidige weergave" - " Weergave bepalen" in de menubalk (voor de versies 2000 en XP).
Voor de versie 2003 kies je "Beeld" - "Rangschikken volgens" - "Huidige weergave" in de menubalk.
Klik de knop "Nieuw" in het dialoogvenster "Weergave bepalen voor...".
In het volgende venster geven we onze weergave een naam, en kiezen een typeweergave.
Het tabel type is zoals de weergave van het Postvak IN. Het tijdlijn type is zoals de weergave in het Logboek. Het kaart type is zoals de weergave contactpersonen Het dag/week/maand type is zoals de weergave in de Kalender folder En het type Pictogram toont iconen zoals een typische Windows folder.			style="display:inline-block;width:120px;height:90px" >

Maak je keuze.
Vervolgens selecteer je wie deze folder mag zien: iedereen, alleen jij, of alle E-mail en postmappen.

Klik op OK.
In het volgende dialoogvenster "Samenvatting van weergave", hebben we zes knoppen voor de versies 2000 en XP, zeven voor de versie 2003. Afhankelijk van het type weergave we hebben gekozen in het vorige venster, zullen sommige knoppen niet beschikbaar zijn in dit dialoogvenster.

Klikken op de knop "Velden" geeft ons een venster waar we de keuze moeten maken welke velden we willen invoegen in onze weergave.


Om een veld toe te voegen, selecteer je een veld in de linkerkolom en klik op "->Toevoegen".
Om een veld te verwijderen, selecteer je een veld in de rechterkolom, en klik je op "<-Verwijderen" .
Om de rangorde te bepalen van de velden, selecteer je het veld in de rechterkolom, en klik je de knoppen "Omhoog" of "Omlaag".
Klik op OK wanneer je tevreden bent.

Dit brengt ons terug naar het dialoogvenster "Samenvatting van weergave".
Wens je de items in je folder te groeperen, klik je de knop "Groeperen op...".
Dit toont ons het dialoogvenster "Groeperen op...".

In dit venster hebben we de mogelijkheid de items in onze folder op maximum vier velden, aflopend of oplopend te sorteren.
Klik OK wanneer je de instellingen hebt ingegeven.

Dit brengt ons terug naar het dialoogvenster "Samenvatting van weergave".
Wens je de items in je folder te sorteren, klik je de knop "Sorteren...".
Dit is ongeveer hetzelfde als het dialoogvenster "Groeperen", alleen geven we hier de velden in waarop we willen sorteren.
Klik op OK wanneer je de instellingen hebt ingegeven.

En we komen terug in ons dialoogvenster "Samenvatting van weergave".
De volgende knop is de "Filteren" knop.
Klikken we hierop krijgen we een dialoogvenster met vier tabbladen:
Berichten - Meer opties - Geavanceerd - SQL
In het tabblad "Berichten" kunnen we de criteria ingeven op de verschillende "berichtvelden.
In het tabblad "Meer opties" kunnen we de criteria ingeven die filteren op een bepaalde categorie, items met status, alleen items, en nog wat meer geavanceerde filter opties.
In het tabblad "Geavanceerd" klikken we op het drop-downpijltje in de knop "Veld", kiezen een veld, kiezen een voorwaarde, een geven een waarde in.

Klik op "Toevoegen" om deze instelling te bevestigen.

Het tabblad SQL laat ons toe een voorwaarden te bepalen door gebruik te maken van "Structured Query Language".

Klik OK wanneer je klaar bent met je instellingen voor de filters.
We komen terug in ons dialoogvenster "Samenvatting van weergave".
De volgende knop in dit dialoogvenster is "Overige instellingen...".
Klikken hierop opent het dialoogvenster "Overige instellingen...", wat had je gedacht?
In dit dialoogvenster kunnen we het lettertype en lettergrootte bepalen voor Kolomkoppen, Rijen etc.
>
En als laatste knop in ons dialoogvenster "Samenvatting van weergave", hebben we de knop "Automatische opmaak..."
Wanneer we hierop klikken, krijgen we het dialoogvenster "Automatische opmaak" te zien.
Hier kunnen we een aantal voorwaarden ingeven om de weergave van de items in onze map te bepalen.
Klik hiervoor op "Toevoegen".
Geef je Regel een naam, en klik op "Voorwaarde:".
Stel één of meerdere voorwaarden in, in de verschillende tabbladen.
En klik op OK wanneer je tevreden bent.

Je nieuwe weergave zal nu voorkomen in de lijst met weergaves.



Index - vorige - volgende