gratis cursus Word - Mail Merge

Cursus Word

go to : Index - vorige - volgende

Les 18

Afdruk samenvoegen (Mail Merge)

Beginnen bij het begin

We gebruiken de functie "Afdruk samenvoegen" (Mail Merge) om documenten te maken, die hun informatie halen uit een tabel.

Om een Mail Merge te maken hebben we drie documenten nodig:

Een hoofddocument: dit is bvb de brief die we sturen naar verschillende leden, met daarin een hoofding en de inhoud. Dit blijft voor ieder lid hetzelfde.

Een gegevensbestand: dit is het bestand dat de gegevens bevat die in een document moeten worden samengevoegd. Bijvoorbeeld de lijst met namen en adressen die u wilt gebruiken voor een mailing.

Een samengevoegd document: dit is het document dat het resultaat is van het samenvoegen van het hoofddocument met het gegevensbestand.

De enige informatie die wijzigt voor elk samengevoegd document zijn de gegevens die je haalt uit het gegevensbestand.

Bijvoorbeeld,

We hebben een brief met bovenaan ons logo, met daaronder Geachte en daaronder de inhoud van onze brief.

Om onze brief nu wat meer te personaliseren, kunnen we de aanspreektitel en de naam toevoegen, na het woord "Geachte", van het lid. Deze informatie halen we uit een eerder gemaakte tabel die al onze leden bevat.

Om de gegevens van deze twee documenten samen te voegen, gebruiken we dus de functie "Afdruk samenvoegen" (Mail Merge).

Om Mail Merge op te starten in de versies 2003 en XP kiezen we "Extra" (Tools) - "Brieven en verzendlijsten" (Letters and Mailings) - "Wizard Afdruk samenvoegen" (Mail Merge Wizard…) in de menubalk.

Dit opent de "Samenvoegen Wizard" (Mail Merge Wizard) in het takenvenster.

Deze wizard bestaat uit zes vensters. In elk venster beantwoorden we een vraag, en klikken op "Volgende" (Next) onderaan het takenvenster, om naar de volgende stap te gaan.

We herhalen deze stap voor elk venster.

Om Mail Merge op te starten in de versies 2000 en '97 kiezen we "Extra" (Tools) - "Afdruk samenvoegen" (Mail Merge) in de menubalk.

Dit start het dialoogvenster "Afdruk samenvoegen" (Mail Merge Helper).

Mail Merge 2003 en XP	Mail Merge Helper 2000 en '97

Mail Merge gebruiken (2003 en XP)

In het eerste venster van de Wizard wordt er ons gevraagd met welk type van document we werken.

In dit voorbeeld gaan we brieven versturen naar onze leden, dus kiezen we voor "Brieven" (Letters) en klikken "Volgende" (Next)

In het tweede venster wordt ons gevraagd naar de opmaak van onze brieven.
We kiezen "Het huidige document gebruiken" (Use the current document)

In het derde venster wordt ons gevraagd de adressen te selecteren.
We kiezen "Een bestaande lijst gebruiken" (Use existing list).

style="display:inline-block;width:120px;height:90px" >

En we klikken op "Bladeren" (Browse), om onze tabel met onze adressen te selecteren.
(We hebben de mogelijkheid een tabel uit Word, Excel, of Access te gebruiken).

We selecteren onze tabel en klikken op "Open"

In het dialoogvenster dat verschijnt kunnen we nog selecteren op de verschillende leden, maar aangezien we iedereen willen schrijven, klikken we op OK.

In het vierde venster in het takenpaneel klikken we op "Meer items" More items"

In het dialoogvenster "Samenvoegveld invoegen" dat verschijnt, selecteren we elk veld dat we willen invoegen en klikken op "Invoegen" (Insert)

In de volgende stap klikken we "Volgende: Briefvoorstelling" (Next: Preview your letters).
We zien nu een voorbeeld van onze brief waarin de naam is ingevoegd van ons eerste lid uit de tabel.

Door te klikken op de knoppen << en >> in het takenvenster, kunnen we door de verschillende brieven (lees leden) navigeren.

We klikken op "Volgende: Samenvoeging voltooien" (Next: Complete the merge).

Klik op "Afdrukken" als je de brieven wil afdrukken

Mail Merge (2000 en '97)

Selecteer Tools - Mail Merge in de menubalk.
Klik de knop "Create"
Kies uit de keuzelijst "Standaardbrieven"
Kies "Actief Venster" of "Nieuw venster".

De volgende stap is onze tabel waaruit we de informatie willen, te selecteren.
Klik op de knop "Get Data" in de sectie "Data Source" van het dialoogvenster.

We hebben verschillende opties waaruit we onze "Data Source" kunnen selecteren.
We hebben onze tabel reeds aangemaakt, dus we selecteren "Open Data Source...".
Navigeer naar de de reeds aangemaakte tabel, en klik Open.

Er verschijnt een dialoogvenster waarin word vermeld dat Word geen velden kan vinden die zijn samengevoegd.
Klik op "Bewerken" (Edit) in de sectie "Main document" van het dialoogvenster.

Dit geeft een blanco document weer.
Typ de inhoud van de brief.

Wens je een veld weer te geven uit onze tabel, selecteer je “Insert Merge Field” uit de "Mail Merge werkbalk" en selecteer je de velden die je wil invoegen, uit het dropdown menu.

Wanneer je een "samengevoegd veld" toevoegt aan onze brief verschijnt dit veld tussen aanhalingstekens. Op deze manier kunnen we het onderscheid maken tussen normale tekst en een samengevoegd veld.

Eénmaal we klaar zijn met onze brief, en het samenvoegen van de velden uit onze tabel, hoeven we enkel nog de gegevens samen te voegen.

Klik op de knop "Merge" in het dialoogvenster.

In het dropdown menu selecteer je "New document".
In het "Merge" dialoogvenster dat verschijnt, selecteer je de optie die je wenst in de sectie "When merging records".
En klik "Merge".
That's it.

Index - vorige - volgende