gratis cursus Word - Nieuwe adressenlijst


Cursus Word		go to : Index - vorige - volgende

Les 19
	Nieuwe adressenlijst

Aanmaak adressenlijst (2003 en XP)
Nu we weten hoe we een "Afdruk samenvoegen" (Mail Merge) met een bestaande tabel, gaan we even kijken hoe we dit kunnen doen, wanneer we de adressenlijst nog moeten aanmaken.
In stap 3 van de "Afdruk samenvoegen" (Mail Merge) wizard kiezen we "Een nieuwe lijst typen" (Type a new list) en klikken we op "Maken" (Create). Dit opent het dialoogvenster "Nieuwe adreslijst" waar we records kunnen toevoegen, verwijderen, zoeken, sorteren en aanpassen. Begin met het typen van een eerste record, gebruik de tabtoets op je toetsenbord om naar het volgende veld te springen. Heb je het eerste record ingevuld klik je op de knop "Nieuw item" (New Entry). Herhaal dit tot je alle records hebt ingegeven. Wil je een record verwijderen, plaats je eerst het record in het dialoogvenster "Nieuwe adreslijst", en klik dan op de knop "Item verwijderen" (Delete Entry). Om records te vinden klik je op de knop "Item zoeken" (Find Entry). In het invulvak "Zoeken:" van het venster dat verschijnt, typ je bvb. een naam, en klik je op de knop "Volgende zoeken" Om records te filteren of te sorteren klikken we op de knop "Filteren en sorteren" (Filter and Sort). In het dialoogvenster "Filteren en sorteren" hebben we twee tabbladen: Eén voor ons records te filteren, en één om deze te sorteren. In het tabblad "Records filteren" selecteren we minimum één veld waarop we willen filteren. Het maximum aantal is vier. In het tabblad "Records sorteren" kunnen we aflopend en oplopend sorteren, op maximum 3 velden.


Klikken op de knop "Aanpassen" (Customize) opent het venster "Adreslijst aanpassen". In dit venster kunnen we velden toevoegen, velden verwijderen, namen van velden wijzigen, en de order van de velden wijzigen, in onze lijst

Aanmaak adressenlijst (2000 en '97)
Selecteer Tools - Mail Merge in de menubalk.
In de "Data Source" sectie van het dialoogvenster klik je "Get data" en selecteer je "Create Data Source..." uit het dropdown menu.
Het dialoogvenster "Create Data Source" verschijnt.

Word geeft reeds een aantal typische naamvelden weer die we eventueel kunnen gebruiken.
Wens je veldnamen te verwijderen, selecteer je het veldnaam, en klik de knop "Remove Field Name".
Wens je een veldnaam toe te voegen, geef je een naam in het vak "Field name:" en klik je op de knop "Add Field Name".

Je kan ook de order van de velden wijzigen door de veldnaam te selecteren, en op de pijltjes naar boven en naar onder te klikken.

Wanneer je klaar bent de structuur van de tabel aan te passen, klik je op de knop OK.
Dit opent het venster "Opslaan als..." .			style="display:inline-block;width:120px;height:90px" >
Geef het bestand een naam, en klik op de knop "Opslaan".

Om records toe te voegen aan onze nieuwe tabel, klikken we de "Edit Data Source" knop in de Mail Merge werkbalk.
Typ informatie in het eerste veld, en klik op Enter op je toetsenbord, om naar het volgende veld te gaan.
herhaal dit voor al je records.
Klik op OK, wanneer je klaar bent.

Om een record te verwijderen gebruiken we de navigeerpijltjes om het record te zoeken.
Eénmaal we het hebben gevonden, klikken we de Deletetoets
Om een record toe te voegen klik je "Add New"-knop. In het blanco record, typ je de gegevens, en klik je op OK wanneer je klaar bent.

Om records te vinden klik je de "Find" knop.
In het dialoogvenster typ je de criteria in het vak "Find What:" Selecteer het veld uit de dropdown menu waarin je wil zoeken.
En klik de knop "Find First".
Klik op de knop "Close" om terug te keren naar het gegevensformulier.



Index - vorige - volgende